Как поливате "растенията" в екипа

 
@@
“...Имах проверка от инспекцията по труда и отнесох 200 лв. за тези длъжностни характеристики!!!! Помогнете! Имам много къс срок да ги
представя!!!!!”

@@
“Моля изпратете ми длъжностна характеристика Офис сътрудник, Секретарка, Шофьор, Рекламен агент, Складажия. Предварително много благодаря!”

@@
“Не разбирам апела ти. Когато един шеф иска да назначи някого най-напред трябва да има визия какво иска от този човек. И ако знае какво иска ще си напише и характеристиката. Ако пък не знае какво иска - за какво му е да назначава човек?”

Вече сте се досетили, че това са цитати от различни форуми. Просто някой се провиква: "Спешно длъжностна характеристика за технически директор!” Друг отговаря - "виж на сайта, долу вляво има..." Не знам дали вие сте изненадани, но ние сме възмутени. Затова извадихме и последния коментар - ако не знаете какво искате от служителите си, сигурни ли сте, че те ви трябват?
Длъжностната характеристика не е просто задължителна и глобата не може да бъде адекватен стимул за спешната доставка. Повечето от участниците в тези дебати, откъде и как да се снабдяват безплатно и веднага, са от малки фирми.

Предприемачи, създали работни места нервничат, че ги засипват с изисквания

Факт е, че и в някои по-големи компании, гледат на това като на досадно формално задължение. Ето една идея как да превърнете това досадно задължение в нещо много повече. Направете от тези няколко странички мотивационен инструмент. Умишлено използвам този термин, защото си давам сметка, че много от компаниите нямат политика за управление на човешките ресурси, а дори много от тези, които имат, нямат специални мотивационни програми.

Ползата няма да е само за този, за когото се отнасят задълженията. Вие ще спечелите с един удар две възможности:

1. Да оценявате работата на своя служител, дори и да нямате атестационни програми.
2. Да мотивирате своя служител, като го карате да се чувства оценен.

Как ви звучи? Всичко, което трябва да направите е да забравите за схемата: “дайте отнякъде някаква длъжностна характеристика”. Просто трябва да изготвите характеристики за длъжностите. Т.е. в тях да пише това, което наистина ще правят хората, от които очаквате да работят. И ключът към промяната - измерители за длъжността. Това са т.нар. Key Performance Indicators (КPI) или Key Success Indicators (KSI).
Тези ключови измерители на изпълнението показват какво и как ще ви позволи да измерите и оцените успешното представяне на служителя.

Целта на всички описани в длъжностната характеристика задължения и отговорности е те да бъдат изпълнявани, нали?

Един от ясните и достъпни механизми да бъде направено това е - то да се разпише черно на бяло в самата длъжностна характеристика.
Ще бъдат ли изпълнени по този начин двете ползи - за оценката и мотивацията? Нашата практика показва, че отговорът е еднозначен: Да. На първо място, защото се поставят ясни параметри и на дейностите, и на начина, по който се измерват (в повечето случаи се използват количествени измерители) и на очакванията на двете страни. Работодателят е наясно какво иска от този служител, а служителят знае това - отлична основа за подписването на т.нар. “психологически договор” -
всяка от страните има предварителни нагласи и очаквания. Те трябва да се срещнат още в началото. Иначе дори да има договор, сделка няма.

Ползите за служителя:

  1. Придобива ясна представа не само какво ще прави, но и как то ще бъде оценявано. Липсата на оценка може да е невероятно демотивираща.
  2. Формира реални очаквания за изпълниенето на дейностите – при това преди да започне това изпълнение.
  3. Описанието на това как ще се измерва изпълнението на дейностите мотивира служителя с очакването за обективна оценка.
  4. Обективната оценка означава възможност за признание, а признанието – израстване и развитие в компанията.
  5. Ясните правила предпоставят коректно отношение.

 

Ползите за работодателя:

  1. Неформалното отношение на работодателя и към позицията, и към дейностите, и към човека, който ще ги изпълнява носи имидж на сериозен и отговорен работодател. Работодател, който уважава, печели уважение!
  2. Формират се реални очаквания за представянето на служителя.
  3. Работодателят въвежда оценката като част от работата. Освен субординацията – кой на кого е подчинен и как се отчита, ясно се посочва, какво се отчита и как се измерва резултатът.
  4. Измерването обективизира оценката на изпълнение на дейностите.
  5. Ясните правила предпоставят коректно отношение.

Нашият опит показва, че първите 90 дни са решаващи за бъдещото развитие на служителя

Именно защото това е времето, когато новоназначеният на принципа на пробата и грешката, в повечето случаи, разбира какво се наказва, какво се цени, какво се брои и с каква цел се прави това. Защото, независимо дали е разписано или не, от служителя се очаква определено представяне.
Ако то не се комуникира адекватно и най-отговорният и талантлив служител може да се разочарова от процедури, които за вас са очевидни, саморазбиращи се и задължителни. От друга страна, този подход дава ясни параметри и на задълженията на линейните мениджъри, които най-често са отговорни за субективната оценка.

Мениджърите също имат длъжностни характеристики. В тях също се скрива ключът от ключалката, която отваря врата на успешното представяне.

Ако назначавате творец в екипа, както и да се казва неговата длъжност, той е човекът, който ще дава и развива идеи. Не случайно неговата роля (ако използваме модела на Белбин) е наречена “Растение” (Plant). Той расте, избуява, цъфти или бавно развива нови листенца. Как поливате растенията в екипите си? Сигурни ли сте, че имат подходящата светлина от екипната атмосфера? Как оценявате добрата идея? Как измервате креативността? Една творческа личност може дори да не погледне длъжностната си характеристика. Но в емоционален изблик да тръшне вратата под носа ви, защото сте му казали да измисли нещо.

Колкото и странно да звучи, една съвременна длъжностна характеристика, с ключови измерители, може да смени подхода. Вашето растение ще знае, че ако създаде ярък цвят, това няма да е просто негово лично удовлетворение. Това ще бъде оценено от лицето Х.У по начина Z. Ако вашето растение трябва да се полива по три пъти на ден, а вие му определите седмична доза, то ще започне да вехне. Ако в самото начало е ясно кой какво трябва да прави и по колко, ще спечелите време - месеци на напасване, скандали, напрежение.
Клишето точният човек за точното място означава и това - не просто човекът да е талантлив за тази работа, а да приема начина на работа, да я изпълнява по очаквания от работодателя начин и да е щастлив от това. Да е удовлетворен от оценката и да я приема като мотиватор. Ако това условие липсва, не решавайте уравнението.