'Аз му казвам какво да направи, но той просто не го прави!' Познато ли ви е?

Пет стъпки за диалог със служителите

Ако сте в ролята на мениджър сигурно често ви се случва да се оплаквате от своите служители. Сигурно неведнъж сте изказвали фразата: „Аз им казвам какво да направят, но те просто не го правят.”
Много причини могат да породят подобно изказване, но съществува един критичен момент и той е, че служителите често не получават достатъчно обратна връзка за осъществяването на своите цели. Лидерската роля предполага поставянето на критерии пред служителите за постигане на техните цели. Те трябва да са информирани за това къде постигат целите си и къде не. Даването на обратна връзка е една възможност да се подпомогне постигането на целта и да се повиши удовлетворението на служителя от неговото представяне.

Съвременното определение на обратна връзка е „Двупосочна комуникация, която осигурява информация относно представянето и повишава чувството на удовлетвореност.” Ефективният лидер използва диалога на обратната връзка, за да:

- подкрепи факторите, които помагат на служителите при постигането на целите им
- адресира и пренасочи факторите, които играят ролята на бариери при постигането на целите
- предоговори самите цели, параметрите около тях или методите, използвани за тяхното постигане

Мениджърът трябва да бъде подготвен по време на диалога за даване на обратна връзка и да има обща представа за препоръките, които ще даде, но и трябва да бъде гъвкав и да може да промени подхода си, в случай че по време на диалога се наложи друго, по-подходящо решение. Ефектът идва от използването на последователен, логичен подход или процес на осъществяване на обратната връзка.

Последователният процес на обратна връзка води до постигане на целите

Обратната връзка е основен механизъм, чрез който мениджърът може да насочи, мотивира или предоговори поведението и целите на служителите. За много мениджъри това е най-трудният момент от тяхната работа, затова научаването и използването на последователен процес на обратна връзка, води до комфорт в провеждането на диалога и гарантира постигане на високи резултати.
Можете да опитате прилагането на следващите пет стъпки, на кратко наречени „READS” по абревиатурата на английското им значение (Reinforce - Подкрепете, Explore – Изследвайте, Assess – Преценете, Decide - Решете, Seek - Тъсете.)

Първа стъпка: Подкрепете добрите намерения

Демонстрирайте добри намерения по време на целия разговор, използвайки подхода печеля-печелиш:
· Започнете с отварящо изказване, което обяснява общата цел на срещата и ползите от нейното провеждане.
· Покажете интерес към нуждите на служителя.
· Задавайте целенасочени въпроси, за да предразположите служителя да развие своята гледна точка.
· Споделете открито Вашата гледна точка.
· Работете със служителя до постигането на взаимно приемливо решение.
· Покажете честно и почтено отношение.

Втора стъпка: Изследвайте удовлетворението от представянето

· Задайте въпроси, за да разкриете какви са възприятията на служителя относно актуалното му представяне.
· Задайте въпроси, за да разкриете мнението на служителя относно неговото ниво на удовлетворение от актуалната ситуация.
· Споделете Вашето виждане за представянето и нивото на удовлетворение на служителя.

Трета стъпка: Преценете актуалното състояние

· Определете факторите, които помагат на служителя да постигне целите си, за да подкрепите подходящото поведение и умения.
· Определете факторите, които пречат за постигането на целта, за да насочите действията на служителя или да предоговорите целта, параметрите около нея или методите за нейното постигане.
 

Четвърта стъпка: Вземете решение за действия

· Дефинирайте степента на удовлетворително ниво на представяне и обобщете настоящото състояние, решете какво да подкрепите, промените или предоговорите.
· За да подкрепите и пренасочите, идентифицирайте какви процеси, ресурси, задачи и поведение трябва да бъдат продължени или променени.
· За да предоговорите, определете какво трябва да бъде договорено и с кого да преговаряте.

Пета стъпка: Търсете увереност

· Уверете се, че служителят е сигурен в способностите си да осъществи поставената му цел.
· Подкрепете усещането за справяне, ако той/тя се чувства уверен. Покажете Вашата лична увереност в неговите възможности.
· Ако служителят не е уверен в себе си, обсъдете неговите притеснения и му помогнете да дефинира какво го спира; експериментирайте различни подходи, за да премахнете евентуалните пречки.
· Завършете диалога за даване на обратна връзка с позитивно изказване.